Entenda a diferença entre regra de validação e obrigatoriedade legal com o jurídico da AFRAC
Atualizado em: 14/10/2025
No processo de adequação das empresas à Reforma Tributária e às novas exigências de preenchimento de campos relacionados ao IBS e à CBS, muitas dúvidas têm surgido sobre o que realmente define a obrigatoriedade de informar determinados dados nos documentos fiscais eletrônicos.
Entre os principais equívocos está a confusão entre regras de validação — estabelecidas nas Notas Técnicas — e a obrigação legal, que nasce diretamente da lei.
Embora estejam interligadas, essas duas esferas têm funções distintas: a lei impõe o dever, enquanto a regra de validação apenas verifica tecnicamente o cumprimento desse dever.
O que é uma obrigatoriedade legal no âmbito da Reforma Tributária?
A obrigatoriedade legal é definida pela legislação tributária — leis, decretos, resoluções, convênios, ajustes SINIEF e atos normativos editados pelos órgãos competentes.
É o instrumento jurídico que estabelece o que deve ser informado e a partir de quando esse preenchimento passa a ser obrigatório.
No caso específico do IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e da CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços), a Lei Complementar nº 214/2025 é clara ao definir o início do período de transição a partir de 1º de janeiro de 2026.
O texto legal dispõe:
Art. 343. Em relação aos fatos geradores ocorridos de 1º de janeiro a 31 de dezembro de 2026, o IBS será cobrado mediante aplicação da alíquota estadual de 0,1% (um décimo por cento).
Art. 346. Em relação aos fatos geradores ocorridos de 1º de janeiro a 31 de dezembro de 2026, a CBS será cobrada mediante aplicação da alíquota de 0,9% (nove décimos por cento).
Art. 348, §1º. Fica dispensado o recolhimento do IBS e da CBS relativo aos fatos geradores ocorridos no período indicado no caput em relação aos sujeitos passivos que cumprirem as obrigações acessórias previstas na legislação.
Esses dispositivos deixam evidente que, a partir de 1º de janeiro de 2026, os contribuintes estarão juridicamente obrigados a preencher os campos correspondentes ao IBS e à CBS em seus documentos fiscais eletrônicos, ainda que a cobrança efetiva desses tributos seja simbólica durante o período de transição.
O que são regras de validação
As regras de validação são definições técnicas constantes das Notas Técnicas (NTs) que regulamentam os Documentos Fiscais Eletrônicos (NF-e, NFC-e, CT-e, entre outros).
Elas têm por objetivo garantir a consistência e a qualidade das informações transmitidas ao Fisco, atuando como filtros automáticos que impedem o envio de documentos com erros ou omissões.
Em termos práticos, quando uma regra de validação está ativa:
- O sistema verifica se os campos obrigatórios estão corretamente preenchidos;
- Caso haja ausência, erro ou incompatibilidade, o documento é rejeitado e não é autorizado.
Essas regras são ferramentas operacionais, implementadas pelo Fisco para verificar o cumprimento da legislação — não para criá-la ou modificá-la.
Exemplo prático: LC 214/2025 x NT 2025.002 v1.30
A diferença entre a obrigação legal e a regra de validação pode ser compreendida de forma prática no contexto da Nota Técnica 2025.002 v1.30, que trata das adaptações dos documentos fiscais eletrônicos à Reforma Tributária.
Segundo a NT, as regras de validação dos campos referentes ao IBS e à CBS serão ativadas no ambiente de produção a partir de 05/01/2026.
Entretanto, a Lei Complementar 214/2025 já determina que o preenchimento desses campos é obrigatório a partir de 01/01/2026, data que marca o início do período de transição previsto em lei.
Em outras palavras:
- 01/01/2026: início da obrigação legal de preencher os campos de IBS e CBS, conforme a LC 214/2025.
- 05/01/2026: início da validação técnica, quando o sistema passará a rejeitar automaticamente documentos com possíveis erros ou omissões nesses campos.
Importante: a ausência de rejeição entre 01 e 04 de janeiro não significa que o preenchimento seja facultativo.
A lei prevalece. A regra de validação é apenas um mecanismo de verificação.
Por que a regra de validação não se sobrepõe à lei
A lei cria obrigações, define deveres e estabelece sanções.
A regra de validação, por sua vez, é um instrumento técnico que existe para assegurar sua aplicação, garantindo que essas obrigações sejam cumpridas corretamente
Por isso:
- A ausência de rejeição não elimina a obrigatoriedade legal;
- A ativação posterior de uma regra não posterga a vigência da obrigação;
- E a ausência de validação não torna facultativo o que a lei exige.
- A regra de validação verifica.
· A lei obriga.
· A ausência de bloqueio técnico não desobriga o contribuinte.
Orientações práticas para as empresas
Para evitar interpretações equivocadas, as empresas devem observar alguns princípios básicos:
- Distinga sempre o marco legal do marco técnico:
- Marco legal: é a data em que a obrigação entra em vigor (ex.: 01/01/2026).
- Marco técnico: é a data em que o sistema passará a rejeitar documentos sem o preenchimento ou com possíveis erros (ex.: 05/01/2026).
- Cumpra desde o marco legal.
Mesmo que a regra de validação ainda não esteja ativa, o contribuinte deve garantir o preenchimento correto desde o início da vigência legal. - Evite equívocos comuns:
- A regra de validação não adia a aplicação da lei.
- A ausência de rejeição não significa dispensa.
- E a ativação antecipada de uma validação não antecipa a obrigação legal.
Conclusão
A Reforma Tributária trouxe novas estruturas fiscais e tecnológicas, mas o princípio jurídico permanece o mesmo: a lei é a fonte da obrigação.
As Notas Técnicas traduzem a legislação em regras de sistema, mas não possuem força para alterar prazos ou obrigações legais.
Em resumo:
- A lei cria a obrigação.
- A Nota Técnica define como cumpri-la tecnicamente.
- A regra de validação confere e bloqueia possíveis ausências de informações ou erros.
- Mas somente a lei define o dever e o prazo.
Nota da AFRAC: Este artigo tem caráter informativo e didático, elaborado com base na Lei Complementar nº 214/2025 e nas regras de validação publicadas até 10/10/2025. As considerações aqui expostas não substituem a análise individual de cada contribuinte com o suporte de seu contador, advogado e o próprio Fisco.
Artigo elaborado pelo Jurídico da AFRAC – Associação Brasileira de Tecnologia para o Comércio e Serviços.
